Автоматизация создания инструкций для бухгалтерской компании

В нашу компанию обратилась клиентка — владелица бухгалтерской компании, которая столкнулась с острой проблемой: создание инструкций для сотрудников отнимало огромное количество времени и сил. Контроль процессов, описание всех шагов, создание шаблонов и оформление документов требовали постоянного внимания, чего у руководителя просто не хватало.

Задача

Необходимо было создать универсальное решение, которое:

• Сократит время на создание и оформление инструкций;
• Обеспечит соответствие документов фирменному стилю компании;
• Позволит автоматизировать рутинные процессы;
• Упростит работу с большим объемом данных и ускорит адаптацию новых сотрудников.

Важным условием было то, что традиционный подход к созданию инструкций (ручной ввод данных, разработка шаблонов, согласование) занимал недели и требовал значительных временных затрат как от руководителя, так и от сотрудников.

Решение

Мы разработали специализированный чат-бот на основе ChatGPT, адаптированный под нужды клиента. Вот, что мы сделали:

1. Обучение бота на фирменных шаблонах компании
Мы загрузили в систему все шаблоны документов, используемые в компании, включая фирменные бланки, элементы визуального стиля и стандарты оформления. Это позволило боту автоматически подставлять нужные логотипы, шрифты и форматирование в каждый создаваемый документ.

2. Интеграция голосового ввода
Клиентка получила возможность диктовать боту ключевую информацию: описания процессов, детали программ или действия сотрудников. Бот не только воспринимал информацию, но и задавал уточняющие вопросы, чтобы инструкции были максимально точными и понятными.

3. Автоматическое создание и оформление инструкций
После завершения ввода данных бот автоматически:
Составлял инструкцию, предварительно отправив клиенту. Если клиент говорил, что надо подправить, бот автоматически это менял, и заново скидывал обновленную версию до тех пор, пока клиент не скажет «Ок», после этого:

• Формировал инструкцию в виде документа Word;
• Подставлял в него фирменный стиль компании;
• Упаковывал всё в готовый к печати или отправке файл.

Результаты

После внедрения решения клиентка получила следующие преимущества:

• Время на создание инструкций снизилось в 10 раз. Теперь вместо нескольких часов или дней на разработку одного документа процесс занимает считанные минуты.
• Исключены ошибки и несоответствия. Все инструкции создаются по единым стандартам, что улучшило их восприятие сотрудниками.
• Сэкономлены ресурсы. Нет необходимости привлекать дизайнеров, методологов или вручную оформлять документы.
• Повышена скорость адаптации новых сотрудников. С готовыми и понятными инструкциями обучение стало быстрее и проще.

Что это дало компании?
Теперь владелица бухгалтерской компании больше не тратит часы на рутину. Она сосредоточилась на стратегических задачах, а процессы внутри компании стали прозрачнее и эффективнее. Новый подход не только сэкономил время, но и укрепил имидж компании, ведь качественные и стильные инструкции стали её отличительной чертой.

Автоматизация инструкций — это реальный шаг к оптимизации бизнеса. Если вы хотите вывести свои процессы на новый уровень, мы готовы помочь вам внедрить самые современные решения!